Cargos recibidos por servicios intragrupo: cuando la documentación de soporte ya existe pero nadie lo identifica

Hay una escena que se repite una y otra vez en los proyectos de precios de transferencia vinculados con servicios intragrupo. Preguntamos por la documentación que respalda un cargo recibido del exterior y las respuestas suelen ser siempre parecidas: "de eso no tenemos nada", "esperá que le pregunto a la casa matriz", "tal vez… deberíamos revisar" o incluso "¿a qué te referís?".

Sin embargo, cuando avanzamos un poco más en la conversación, aparece un contrato de servicios firmado hace dos años. Después aparece el hilo de correos donde se definió el alcance. Más tarde, el informe que el proveedor entregó al cierre del proyecto. Y en algún drive compartido, es posible encontrar algunas minutas de las reuniones de seguimiento.

La documentación existía desde el principio. Lo que faltaba no era el respaldo, sino el criterio para reconocerlo como tal.

Esto ocurre porque esos papeles de trabajo no se generan pensando en una fiscalización de precios de transferencia. Se generan porque son parte normal de cómo opera una compañía: alguien tuvo que aprobar el servicio, alguien coordinó su implementación, alguien recibió un entregable y alguien realizó cierta revisión del servicio.

Esa documentación nace con un propósito operativo o comercial, no fiscal. Por eso, muchas veces nadie la identifica como parte de la evidencia que la administración tributaria puede requerir para demostrar la realidad del servicio y la deducibilidad del gasto.

El problema aparece cuando llega una fiscalización. A pesar de que el servicio recibido de una entidad vinculada genera un beneficio real para la compañía, muchas veces la evidencia necesaria para acreditar la prestación efectiva del servicio y la razonabilidad del cargo se encuentra dispersa entre contratos, correos, informes y otros documentos operativos. Aunque esa documentación existe desde el momento en que la operación tuvo lugar, no ha sido identificada ni organizada como respaldo de la operación. 

Reconstruir esa historia bajo la presión de un requerimiento resulta mucho más difícil que haberla identificado con anticipación.

Por eso solemos recomendar la preparación de una carpeta de defensa (Defense File) específica para los servicios intragrupo recibidos. Resulta valioso relevar la documentación ya existente y clasificarla según lo que efectivamente puede acreditar. No toda la evidencia sirve para lo mismo: hay documentación que prueba que el servicio se prestó, otra que prueba que generó un beneficio real, y otra que sustenta el criterio utilizado para calcular el monto del cargo. Distinguir estas categorías es lo que permite construir una defensa sólida, en lugar de una carpeta de papeles sueltos sin relación aparente entre sí.

A modo de guía, este es el tipo de evidencia que solemos encontrar para respaldar un servicio intragrupo:

• Que el servicio generó un beneficio real para quien lo recibió: Correos electrónicos y minutas de reuniones donde se definió la necesidad del servicio, junto con comunicaciones posteriores que reflejen los resultados obtenidos o la decisión de ajustarlo o discontinuarlo.

• Naturaleza y alcance del servicio prestado: Contratos o acuerdos intragrupo, cronogramas de implementación, planes de trabajo, presentaciones y documentación del proyecto.

• Prestación efectiva del servicio: Entregables concretos, como informes, memorandos, dictámenes técnicos, tickets de soporte u otros productos tangibles derivados de la actividad.

• Criterio de asignación cuando el cargo se calcula de forma indirecta:  Documentación que explique la llave de asignación utilizada, el cálculo aplicado y las razones que justifican su utilización.

• Composición de la base de costos: Detalle de costos directos, indirectos y gastos operativos, respaldado por documentación como facturas, timesheets u otros registros internos.

• Diferenciación entre costos reembolsados y costos con margen: Desglose de las partidas trasladadas sin margen y de aquellas sujetas a mark-up, junto con el respaldo correspondiente.

En definitiva, la diferencia entre una empresa preparada y una que improvisa frente a una fiscalización no suele estar en la cantidad de documentación disponible. La diferencia está en haber identificado, organizado y relacionado esa evidencia con aquello que realmente necesita demostrarse. 

Porque, en materia de servicios intragrupo, muchas veces el problema no es la falta de evidencia. El verdadero desafío es saber reconocerla, organizarla y vincularla con aquello que realmente necesita demostrarse.